کوتاه و مفید: سعی نکنید همه را راضی نگه دارید!

من نمی توانم با تو کار کنم! شماره دوم

۳۶۲۵
Vote up!
نشست و گفت و گو

در این مجموعه مطالب که در چند شماره خدمتتان خواهد رسید سعی دارم چند مطلب و راه حل کاربردی و تجربه شده را که خودم از آن ها جهت حل مسايل و مشکلات کاری در محل کار و کسب استفاده کرده ام را مطرح کنم.

یکی از مهمترین چالش ها در محیط های کاری کوچک و بزرگ عدم نزدیکی استانداردها و باید و نباید های کاری بین دو همکار، بین رییس و مرئوس و میان بخش های دیگر است. شما صاحب یک مغازه کوچک باشید که تنها یک شاگرد دارید و یا حتی فقط خودتان در آنجا مشغول هستید، و یا صاحب کارخانجات چند ملیتی با هزاران کارمند، حتما با این مشکل روبرو هستید. البته در حالت دوم حتما به خواندن این مطلب مشغول نخواهید بود!
هدف در این مجموعه مطالب با عنوان من نمی‌توانم با تو کار کنم این است که در اختصار چند مطلب مفید را انتقال دهیم. به همین دلیل از اطناب بحث می‌پرهیزم و به اصل مطلب می‌پردازم.
 

دومین راه حل : بیایید صحبت کنیم.
 
برگزاری نشست و جلسات با اهداف گوناگون ولی با رویکرد شفاف سازی و حل مشکلات و نقاط ابهام در دوره های زمانی گوناگون بسیار راهکار مفید و مهمی است. وقتی صحبت از نشست به میان می‌آید لزوما منظور نشستن پشت یک میز و مجادله یکی دو ساعته و بدون نتیجه نیست. بلکه شاید سر پا در محیط کار هم بتوان این کار را انجام داد. اما باید ضابطه و قانونی مشخص و طبق روال را رعایت کرد. خیلی خوب است که در همان کتابچه آیین نامه داخلی شماره قبل، انواع جلسات و دستور کار آنها شرح داده شده و مشخص شود تا همه بدانند که برای مثال آخر هفته ها به مدت یک ربع بعد از ساعت کاری نشستی با حضور افراد مشخص با هدف بررسی نحوه عملکرد و سیاست گذاری امور هفته آینده در محل شرکت برگزار خواهد شد. ببینید این جمله میتواند فقط در ذهن من بماند وانتظار داشته باشم دیگران هم آن را رعایت کنند و یا میتواند مکتوب شود و همه از آن مطلع باشند و قابلیت ارجاع هم ایجاد شود.
 
در این جلسات متناسب با اهداف آن باید به گفت و گوی بی پرده و صریح در مورد کار و ... پرداخت و سعی کرد تا همه کارمندان در این جلسه به یک نتیجه برسند. برای مثال به جلسات زیر توجه کنید:
 
جلسه تعریف کار
زمان: ساعت ۹ تا ۹:۱۵ ( یک ربع در آغاز وقت کاری) هر روز
حاضرین: مدیران سطح دو و دو نفر از کارمندان مرتبط با ایشان از واحد تولید ( آقای احمدی، معتمد و حسنی - به عنوان مثال)
هدف: بررسی کارهای روز جاری، ارجاع پروژه ها به افراد مورد نظر و دادن مسئولیت به افراد، شفاف ساختن نحوه عملکرد و نتیجه مورد نظر و ...
 خوب حالا شما تصور کنید کارگر یا کارمند من در این یک ربع شرح پروژه را از من دریافت کرده و با توضیحات مکفی سعی میکنیم هیچ گونه نقطه اختلاف یا تضادی در نحوه انجام کار، زمان مورد نیاز، موانع موجود و ... باقی نماند.
در واقع این بحث کوتاه پنج دقیقه ای هدفمند از اتلاف زمان چند ساعته غیر هدفمند در زمان انجام کار جلوگیری کرده و باعث افزایش راندمان کاری خواهد شد.
 
این جلسات می‌تواند متعدد باشند. به عنوان مثال: جلسه تعریف کار، جلسه تودیع کار، جلسه پایان هفته با هدف بررسی عملکرد، جلسه پایان ماه با هدف سیاست گذاری ماه آینده.
 
بهتر است در جلسات مهم از تمامی تصمیمات و بحث های مهم و کلیدی صورتجلسه تهیه شود و به تایید مدیران و حضار در جلسه برسد. اما در جلسات با اهمیت پایین لازم به این تشریفات نیست چرا که افزایش بروکراسی باعث کم رنگ شدن هدف اصلی و عدم میل فرد برای شرکت یا برگزاری جلسه خواهد شد. 
 
سعی کنید جلسات بدون بهانه و به شکل منظم در زمان های مشخص برگزار شود تا از بی نظمی و ایجاد احساس گسیختگی و بی اهمیتی در افراد جلوگیری شود.