من نمی توانم با تو کار کنم! شماره ششم

در این مجموعه مطالب که در چند شماره خدمتتان خواهد رسید سعی دارم چند مطلب و راه حل کاربردی و تجربه شده را که خودم از آن ها جهت حل مسايل و مشکلات کاری در محل کار و کسب استفاده کرده ام را مطرح کنم.
یکی از مهمترین چالش ها در محیط های کاری کوچک و بزرگ عدم نزدیکی استانداردها و باید و نباید های کاری بین دو همکار، بین رییس و مرئوس و میان بخش های دیگر است. شما صاحب یک مغازه کوچک باشید که تنها یک شاگرد دارید و یا حتی فقط خودتان در آنجا مشغول هستید، و یا صاحب کارخانجات چند ملیتی با هزاران کارمند، حتما با این مشکل روبرو هستید. البته در حالت دوم حتما به خواندن این مطلب مشغول نخواهید بود!
هدف در این مجموعه مطالب با عنوان من نمی‌توانم با تو کار کنم این است که در اختصار چند مطلب مفید را انتقال دهیم. به همین دلیل از اطناب بحث می‌پرهیزم و به اصل مطلب می‌پردازم.
 
ششمین راه حل: کوله‌پشتیت را ببند!
 
مدیران همیشه با کارمندان در موقعیت های حساس و بحرانی به شمکل بر می خورند. به خصوص در شکور ما که چه مدیر و چه کارمند و چه کارگر، همه کارهای واجب و ضروری را برای دقیقه ۹۰ نگاه می‌داریم. از ۲ هفته قبل همه می‌دانیم که در قلان تاریخ یک جلسه کاری کلیدی با شمتری داریم و باید برای مثال اسلیدهایی جهت ارایه و مجلد پیشنهاد قیمت برای تقدیم حاضر باشد، اما همه در روز آخر به فکر تهیه این موارد افتاده و اینجاست که همیشه هفت در را می‌بندیم و یکی باز می‌ماند. یعنی در واقع ما برای هیچ اتفاق یا رخدادی از پیش آماده نیستیم. 
 
مشکل اینجاست: عدم توجه به برنامه ریزی و هماهنگ نشدن با آن که منجر به آماده نبودن ما برای برگزاری رخدادها یا جلسات می‌شود. یعنی کوله پشتی ما برای سفر آماده نبوده است.
 
در اینجا به پیدا کردن راه حلی می‌پردازیم که هم مدیران را از شر کارمندان دقیقه نودی خلاص می‌کند و هم کارمندان و کارگران را از شر غرولندهای مدیر دقیقه نودی.
من به رخداد اتفاقی و برنامه ریزی نشده اعتقادی ندارم، هر چیزی را میتوان مدون و مکتوب و پیش‌بینی شده اجرا کرد. برای مثال: اگر ما مسئول ارایه سوابق کاری شرکت، آماده کردن پیشنهاد اولیه قیمت و ... هستیم، تنها کاری که لازم است انجام دهیم این است که از اوقات آزاد و بیکاری مان که جزو ۸ ساعت کاری است و آن را تلف می‌کنیم به نحو احسن بهره ببریم، بدینصورتکه با تمرکز و تفکر صحیح انواع پیشنهادات قیمت یا جلسات ارایه را لیسا کنیم، بعد سر فرصت و با زمان کافی برای هر کدام یک قالب و تمپلیت (نمونه پیش آماده شده) تهیه کنیم تا در زمان مناسب تنها به ریختن اطلاعات در قالب طراحی شده نیازه بوده و به مدیر ارایه کنیم. توجه داشته باشیم موردی که من ذکر کردم تنها یک نمونه است. اگر در واحد مکاتبات بوده یا منشی هستید می‌توانید برای نامه ها و سایر مکتوبات لازم اینکار را انجام دهید. اگر نیروی خدماتی هستید برای استقبال و پذیرایی از میهمانان می‌توانید از پیش تدارکات پذیرایی را بسیار مرتب و برنامه ریزی شده آماده کنید و خلاصه در هر رسته و پستی که هستیم می توانیم با صرف کمی وقت ضمن افزایش بهره‌وری، از اتلاف زمان و ایجاد درگیری‌ در مخیط کار جلوگیری کنیم ضمن اینکه از فواید افزایش میزان رضایت کارفرما نیز بهره مند خواهیم شد.
در صورت موفقیت طرح ‌هایتان میتوانید تمامی موارد مذکور را با هماهنگی مدیران بالادستی در قالبی تدوین کرده و به کتابچه یا آیین نامه داخلی شرکت / سازمان خود اضافه کنید تا دیگران نیز از استانداردهایی که شما تعریف کرده اید استفاده کنند. این امر باعث می‌وشد تا از بروز اشکالت ناگهانی جلویگری کنیم و در طی زمان نیز نواقص موجود در کار را برطرف کنیم و نهایتا به یک مدل توسعه یافته مناسب برسیم. قرار نیست ما هر بار چرخ را از اول اختراع کنیم.
 
اگر به شرکتهای سینمایی هالیوودی رجوع کنید می بینید که این شرکت ها حتی برنامه اکران ۳ سال آینده فیلم‌های خود را با تاریخ دقیق نمایش خصوصی آن در اختیار شما می‌گذارند. این همان بستن کوله‌پشتی طبق برنامه قبلی یا به قول معروف از شب قبل از سفر است.
رسیدن به نقطعه تعالی برای هر کسی ممکن است، تنها برنامه ریزی، زمانبندی و کمی همت لازم است تا روزی ما نیز به قله موفقیت صعود کنیم.